Comment planifier les horaires des serveurs ?

Tous les propriétaires de restaurants le savent : préparer les plannings des serveurs peut être parfois extrêmement facile comme une véritable épreuve du combattant à d’autres périodes.

Entre les changements d’affluence, les préférences de chacun et les obligations légales, planifier les horaires de ses serveurs peut se révéler être un vrai casse-tête. Voyons quelles pistes existent pour vous faciliter la tâche au quotidien.

À quoi faire attention lors de la planification des horaires

Un planning mal conçu peut vite entraîner des problèmes de sous-effectif et sureffectif. Ainsi, il est fortement recommandé de suivre une méthode claire et éprouvée, sur laquelle se reposer chaque mois.

Anticipez les changements d’affluence

Qu’il s’agisse d’un déclin ou d’une recrudescence, il est primordial d’adapter votre volume salarial en fonction de ces changements. Sinon ? Vous vous retrouverez avec soit trop de salariés, soit pas assez. Dans les deux cas, cela peut avoir de lourdes conséquences sur votre activité.

Pour anticiper les creux et les pics d’affluence, basez-vous sur des données concrètes comme les jours fériés et les vacances, vos données historiques, les événements locaux, les conditions météorologiques, ou encore les réservations déjà enregistrées !

Exemple : le Tour de France passe par chez vous cet été ? Attendez-vous à voir arriver une vague de touristes ! En revanche, les 2 premières semaines de juillet s’annoncent terriblement pluvieuses et les campings aux alentours annoncent une vague d’annulations ? Préférez diminuer votre nombre de collaborateurs.

Garantissez un bon équilibre sur chaque pôle

Quand on parle de planning, on pense souvent aux horaires et au nombre de salariés. Mais il est également essentiel de veiller à avoir un bon équilibre entre la cuisine, le service en salle, le bar, ou encore les livreurs. Si l’un de ces pôles manque d’effectifs, vous pouvez être sûr(e) que tout le reste en pâtira.

C’est également le moment de s’assurer que chaque personne ait assez de temps de repos (dans la semaine, mais également dans la journée). Et qu’il n’y ait pas un gros trou à un moment de la journée : lorsque telle personne travaille, l’autre prend sa pause.

Quels outils utiliser pour planifier les horaires des serveurs ?

Une ribambelle de solutions existent : essayons de voir quelles sont les grandes catégories qui s’offrent à nous, de la plus rudimentaire à la plus élaborée.

L’affichage physique

Sûrement l’une des options les plus traditionnelles qui puissent exister : afficher physiquement le planning (dans la salle de pause ou le vestiaire par exemple) est une pratique qui subsiste encore dans de nombreux restaurants.

Réalisée au stylo ou à l’ordinateur, de nombreux restaurateurs utilisent toujours cette méthode. Le problème ? Non seulement les employés peuvent facilement passer à côté d’un changement, mais en plus cela oblige à réécrire/réimprimer le planning à chaque fois que quelque chois doit être modifié.

Cela compte également pour les horaires envoyés par SMS ou par mail : une solution peu pratique sur le long terme.

Un planning partagé, disponible sur ordinateurs et mobiles

Le planning partagé est sans aucun doute l’évolution logique du planning papier. Réalisé sur un outil en ligne et déposé sur un dossier partagé (comme OneDrive), cela permet en quelques clics aux salariés de voir quels sont ces horaires.

Avantage : lorsqu’un changement est réalisé, celui-ci est modifié en temps réel sur le planning partagé.

Désavantage : le salarié n’est pas forcément mis au courant des changements en temps et en heure, et les options de discussion sont très limitées (surtout lorsque seul le gérant a des droits d’édition).

Un logiciel (ou application) de gestion de planning

À l’heure actuelle, les logiciels de gestion de planning représentent la solution la plus complète qui existe sur le marché. À l’image du planning partagé, les modifications sont appliquées et disponibles en temps réel pour tout le monde. Mais l’avantage principal est que vos salariés sont informés à l’instant T de ces changements, généralement par notification sur le téléphone, SMS ou email (selon leurs préférences).

Et cela ne s’arrête pas là ! Ces logiciels leur permettent de faire des demandes de services supplémentaires ou de jours de congés, directement depuis l’application. Et hop, on facilite en un clin d’œil la communication interne.

Et pour vous, gérant de restaurant, ces logiciels vous aident grandement à avoir une meilleure vue d’ensemble de votre activité. Vous obtenez des données essentielles sur les heures de travail de vos employés, ce qui vous permet petit à petit d’améliorer leurs plannings.

Le logiciel de gestion de planning de Caspeco

Nous avons la solution parfaite pour vous ! Le logiciel de gestion de planning de Caspeco regroupe toutes les fonctionnalités primordiales pour votre activité. Il vous aider à planifier intelligemment, en vous basant sur des données concrètes et non sur des approximations.

L’outil de Caspeco répond à un besoin simple : piloter précisément la relation entre chiffre d’affaires et coûts du personnel. En un clin d’œil, vous obtenez le chiffre d’affaires et le coût du personnel heure par heure, ainsi que des graphiques clairs pour ajuster vos décisions.

Messagerie interne, disponibilités des équipes, demandes de congés, plannings… tout est regroupé sur la même interface. Résultat : moins d’erreurs, moins de stress, et une organisation beaucoup plus fluide.

Et bonus : il vous aide même à répartir facilement les pourboires entre chaque salarié.

Le logiciel de planning restaurant de Caspeco n’a pas seulement été conçu pour créer des plannings : il vous aide à piloter votre restaurant avec précision, tranquillité et efficacité.