Est-il obligatoire d’avoir un planning de travail dans un restaurant ?

Obligations d’afficher le planning, délai légal de communication, forme et mise en page, éléments à inclure… le planning des employés d’un restaurant peut vite devenir un véritable casse-tête. Heureusement pour vous, nos experts vous ont préparé un condensé des obligations et recommandations en termes de planning dans le secteur du HCR. 

Les obligations en termes de planning 

Horaires collectifs 

En ce qui concerne les horaires collectifs, il est obligatoire de les afficher physiquement dans votre établissement. Si vous avez plusieurs sites, il faut utiliser plusieurs exemplaires. Ces horaires collectifs ne sont pas communs à toute l’entreprise, mais à plusieurs groupes de votre activité.  

Exemple : l’équipe en cuisine travaille tous les jours de 11h à 15h, puis de 18h à 23h, tandis que l’équipe en salle travaille du lundi au vendredi de 11h à 23h, puis du samedi au dimanche de 10h à 23h30. 

Les horaires collectifs doivent être datés et signés par l’employeur, acceptés par le représentant des salariés, et communiqués à l’inspecteur du travail. Ils doivent être affichés physiquement avant leur application. Et en cas de modification, un délai de prévenance de 7 jours est nécessaire.

Horaires personnels 

Du côté des horaires personnels, il n’est pas obligatoire d’afficher les plannings de chaque employé. La loi française oblige que les horaires individuels soient communiqués à l’avance de manière individualisée, mais la forme est libre : mail, SMS, logiciel en ligne, etc. Cependant, l’affichage physique est fortement recommandé. Celui-ci n’a pas besoin d’être à la vue des clients, et a tout à fait sa place en salle de pause par exemple. 

En restauration, le planning doit être communiqué aux salariés au moins 15 jours à l’avance, selon la convention collective HCR. En cas de modification du planning déjà affiché, le délai de prévenance est généralement de 8 jours sauf cas exceptionnels.  

Qu’est-ce qu’un planning de travail avec l’aménagement du temps de travail 

D’une semaine à l’autre, l’activité de votre restaurant peut varier grandement. Jours fériés accompagnés d’un pont, vacances, météo favorable… la fréquentation peut ainsi être bouleversée de manière plus ou moins prévisible. 

Pour pallier ce problème, le gouvernement français a mis en place un système d’aménagement du temps de travail. Ce dernier permet d’alléger ou d’augmenter les temps de travail d’un salarié d’une semaine à l’autre. Un outil parfait pour combler les manques de salariés inattendus. Avec ce système, l’employeur répartit la durée de travail sur une période supérieure à la semaine : 

• 9 semaines pour les entreprises de moins de 50 salariés 

• 4 semaines pour celles de 50 salariés et plus 

Pour être valide, cet aménagement du temps de travail doit être mentionné dans l’accord collectif affiché physiquement dans le restaurant, et indiquer ses modalités. 

Concernant le délai légal pour communiquer les horaires de travail (ou leurs modifications), celui-ci doit être convenu au sein de l’accord collectif, en spécifiant le système « d’aménagement du temps de travail ». À défaut de stipulation, un délai légal de prévenance de 7 jours ouvrés est appliqué. 

À savoir : la loi du 16 août 2022 permet encore plus loin, et offre la possibilité aux employés (avec l’accord de leurs employeurs) de renoncer à tout ou une partie des journées ou demi-journées de repos obtenues dans le cadre d’un aménagement du temps de travail, en bénéficiant à la place d’une rémunération majorée. Cela s’applique pour l’instant jusqu’à décembre 2026. 

Quelle doit être la forme du planning de travail 

Même si légalement il est possible de simplement envoyer les horaires de travail par SMS à vos employés, tous les restaurateurs à succès vous confirmeront qu’il ne s’agit pas de la meilleure méthode à suivre. 

Propose un planning clair, complet et mis en forme à vos employés vous permet de : 

• Optimiser plus facilement le temps de vos salariés en gagnant en clarté 

• Gérer plus aisément les changements, absences et recrutements d’extras 

• Mieux organiser le roulement des différentes équipes et la répartition des tâches 

• Gagner en productivité de manière générale 

Votre planning doit idéalement contenir les éléments suivants : 

• Postes de chacun (cuisinier, serveur, etc.) 

• Heures d’arrivée et de départ 

• Jours de repos  

• Coupures entre les services 

• Absences, dont les congés 

• Horaires de nuit et jours fériés 

• Heures supplémentaires 

Concernant les méthodes de planning de rotation, il existe plusieurs méthodes qui ont chacune leurs avantages et leurs désavantages. Les plus connues sont celles de Dupont, Pitman et la méthode 2-2, 3-2, 2-3. 

Faut-il utiliser un logiciel de gestion de planning restaurant ? 

Créer et mettre à jour chaque semaine (voire parfois chaque jour) le planning de ses salariés peut vite devenir redondant et chronophage. Heureusement, de nouvelles technologies existent aujourd’hui et ont supplanté le vieux planning hebdomadaire papier.  

Le système de gestion du personnel Caspeco aide les restaurants, bars et hôtels à travailler plus intelligemment, à gagner du temps et à augmenter leur rentabilité. 

Grâce à son outil de planification poussé, vous pouvez créer vos plannings en un clin d’œil et prendre ainsi de meilleures décisions stratégiques. Utilisez des modèles préenregistrés pour réaliser rapidement les emplois du temps de vos salariés. 

Les + de notre logiciel : 

• Choix entre shifts rotatifs ou fixes 

• Planification automatique 

• Basé sur la demande réelle (ventes/prévisions) 

• Demande en ligne de shift/congés par vos salariés 

À savoir : le logiciel de gestion du personnel Caspeco vous aide à optimiser d’autres aspects RH, comme : 

• Le suivi des temps des salariés (pointage digital en temps réel) 

• Une répartition automatique des pourboires 

• Une gestion complète et facile des fiches de paie 

• Des alertes instantanées par SMS ou email à vos employés 

• Tous les outils sont disponibles sur votre téléphone